QUY TRÌNH TRIỂN KHAI vERP CUSTOMIZE
1. Chuẩn bị dự án
Ở giai đoạn chuẩn bị dự án, ta thống nhất về những nội dung sau:
- Tổng quan dự án: làm việc với khách hàng, thống nhất về nội dung của dự án như xác định nhu cầu dự án, phạm vi dự án,…
- Phương pháp luận, quy trình và kế hoạch tổng thể: nêu rõ các bước thực hiện triển khai và thời gian thực hiện các bước đó (cần thống nhất với khách hàng)
- Danh mục các tài liệu, sản phẩm bàn giao: Các tài liệu, biên bản như tài liệu khảo sát, tài liệu giải pháp, tài liệu phiếu in và báo cáo, biên bản họp, tài liệu hướng dẫn sử dụng; giấy chứng nhận bản quyền tác giả và các phần mềm của hệ thống
- Tổ chức dự án và nhân sự tham gia bên triển khai và khách hàng
- Tổ chức nhận sự: dựa trên quy mô và cơ cấu công ty khách hàng để có thể lên kế hoạch nhân sự cho dự án là gồm những vị trí nào, có bao nhiêu nhân viên tham gia
- Mô tả chi tiết vị trí, nội dung công việc, thông tin liên lạc của từng nhân sự trong dự án
- Cả hai bên đều cần thành lập đội dự án
- Công cụ làm việc.
Hai bên thống nhất công cụ làm việc, trao đổi thông tin công việc và công cụ lưu trữ dữ liệu.
VD: Tạo group Zalo để nhân sự hai bên trao đổi công việc hoặc có thể tạo Google drive chung để lưu trữ các tài liệu, biên bản của dự án,…
- Các quy định khi triển khai dự án.
Quy định về việc lưu trữ và bảo mật các hồ sơ dự án gồm những tài liệu, giấy tờ, báo cáo liên quan và cần có báo cáo dự án hàng tuần (để hai bên nắm rõ được tiến độ làm việc hay kết quả đạt được trong 1 tuần qua)
Quy định về việc đưa ra ý kiến hay phê duyệt: thống nhất thời gian mà 2 bên trao đổi và đưa ra ý kiến hay phê duyệt nội dung/ tài liệu quan trọng liên quan đến dự án. Nếu sau khoảng thời gian (x ngày), nội dung/ tài liệu sẽ tự động được phê duyệt
- Tham luận: tham giao trao đổi về các kế hoạch, hợp đồng,…
2. Đào tạo key-user
Trước khi khảo sát dự án, ta cần “Đào tạo key-user”. Giai đoạn này chỉ được thực hiện khi ta có sẵn hệ thống tương đối và hệ thống chỉ cần chỉnh sửa thêm theo yêu cầu của khách hàng.
Khi đó, ta sẽ đào tạo cho những key-user (Những người quản lý chính của dự án) để họ có thể biết tất cả các tính năng, nghiệp vụ của hệ thống. Sau khi key-user nắm được toàn bộ hệ thống rồi thì ta bắt đầu khảo sát và từ đó viết tài liệu khảo sát.
3. Phân tích yêu cầu người sử dụng
“Phân tích yêu cầu người sử dụng” được thực hiện sau khi hoàn thành việc đào tạo key-user biết thì bắt đầu khảo sát. Khảo sát bằng cách gửi bảng các câu hỏi khảo sát cho khách hàng và khảo sát lấy yêu cầu bằng việc phỏng vấn trực tiếp.
Khi nhận được câu trả lời thì ta có được các dữ liệu, thông tin về doanh nghiệp khách hàng, từ đây viết tài liệu khảo sát. Sau khi hoàn thành, sẽ gửi tài liệu khảo sát cho khách hàng để họ góp ý và cuối cùng đôi bên thống nhất, đồng thời ký nghiệm thu tài liệu này.
4. Xây dựng giải pháp
Sau khi họp bàn với khách hàng và họp nội bộ công ty thì ta thống nhất các giải pháp chỉnh sửa hệ thống và viết tài liệu, tài liệu này mô tả yêu cầu của khách hàng về phiếu in, báo cáo, quy trình nghiệp vụ,.. và nêu rõ các giải pháp giải quyết các yêu cầu đã được thống nhất trước đó. Dựa vào tài liệu này để ta có thể bắt đầu giai đoạn chỉnh sửa phần mềm.
5. Chỉnh sửa phần mềm theo giải pháp
Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của khách hàng mà ta chỉnh sửa phần mềm ít hay nhiều. Tiến hành sửa đổi phần mềm dựa vào tài liệu giải pháp (lưu ý rằng là chỉnh sửa theo hướng của hệ thống chứ không đáp ứng hết các yêu cầu của khách hàng đưa ra để hạn chế việc sửa hệ thống quá nhiều vì biên giới giữa tạo thuận lợi cho người dùng và việc phá vỡ quy trình chuẩn của công ty là rất mong manh).
Sau khi chỉnh sửa phần mềm xong thì ta sẽ gửi cho key-user của công ty khách hàng để họ xem qua và góp ý sau đó hai bên sẽ cùng thống nhất và có thể chỉnh sửa lại.
6. Đào tạo end-user
Sau khi hoàn thành phần mềm thì ta tiến hành đào tạo end-user. Để chuẩn bị công tác đào tạo end-user, công ty sẽ phải chuẩn bị các kịch bản có chứa đầy đủ các nghiệp vụ có thể xảy ra và viết tài liệu mô tả. Ở bước này thì công ty cần phải chuẩn bị kỹ vì đây là nền tảng mà các nhân viên của doanh nghiệp khách hàng có thể biết, hiểu và thực hiện được khi có bất cứ nghiệp vụ nào xảy thì họ đều dễ dàng xử lý được.
Sau khi đã có kịch bản, công ty tiến hành cử nhân viên quay clip thực hành các nghiệp vụ được đề ra trong kịch bản và thuyết minh hướng dẫn, đồng thời đây cũng là bước chạy thử hệ thống trước khi đào tạo nhân viên của doanh nghiệp khách hàng để giảm tối thiểu vấn đề hệ thống xảy ra lỗi trong quá trình đào tạo.
Công ty có thể đào tạo trực tuyến qua các nền tảng online hoặc trực tiếp đào tạo ở văn phòng công ty khách hàng. Hai bên sẽ thống nhất thời gian, cách thức đào tạo để tiến hành công tác đào tạo. Trong quá trình đào tạo, nếu hệ thống xảy ra các lỗi hoặc yêu cầu nào thì sẽ khắc phục và hoàn thiện hệ thống theo yêu cầu.
7. Chuyển đổi dữ liệu
“Chuyển đổi dữ liệu”, tức là setup lại hệ thống, đưa các danh mục, dữ liệu, quy trình duyệt, phân quyền, quy trình duyệt, chuẩn bị số dư đầu kỳ,… đưa vào hệ thống để tạo một môi trường đầy đủ, sẵn sàng ứng dụng hệ thống vào thực tế.
8. Kiểm tra chương trình theo giải pháp
Giai đoạn UAT (User Acceptance Testing): Để thực hiện hệ thống một cách suôn sẻ, không mắc lỗi trước khi đưa vào vận hành thực tế thì ta cần kiểm thử lại một lần nữa toàn bộ hệ thống từ quy trình thực hiện đến xuất phiếu in các báo cáo.
Giai đoạn test thử được thực hiện theo kịch bản thực tế và thực hiện với master data đã được đưa vào hệ thống trước đó để đám bảo công ty khách hàng vận hành hệ thống một cách hiệu quả nhất.
9. Vận hành thực tế
Công ty nhập dữ liệu thật của khách hàng vào hệ thống. Sau khi đã kiểm tra hệ thống lần cuối, khách hàng sẽ sử dụng hệ thống trong quá trình kinh doanh thực tiễn. Trong quá trình vận hành thực tế, nếu phần mềm có lỗi thì cần xem xét và hoàn thiện lại phần mềm ngay.
10. Chuyển giao và nghiệm thu
Cuối cùng là nghiệm thu và chuyển giao cho khách hàng. Ta chuyển giao hệ thống, các tài liệu liên quan theo như hợp đồng hai bên đã ký kết. Và theo hợp đồng thường lệ, ta sử dụng một tháng dữ liệu để làm căn cứ đơn nghiệm thu. Tuy nhiên, thực tế thì giai đoạn nghiệm thu và chuyển giao sẽ có thời gian khá dài vì rất dễ phát sinh các yêu cầu từ phía công ty khách hàng và đòi hỏi công ty triển khai hỗ trợ.
Lưu ý: Tùy vào ký kết và thỏa thuận giữa hai bên công ty thì các sản phẩm, tài liệu bàn giao cho khách hàng và thực hiện nghiệm thu sẽ được thực hiện ở những giai đoạn của quy trình triển khai ERP.