vERP for Pharmaceutical là một giải pháp toàn diện do ERP VIỆT xây dựng dành cho doanh nghiệp dược phẩm. Bao gồm các chức năng mua hàng, bán hàng, quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý chất lượng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự và nhiều chức năng khác. Đặc biệt, với tùy chỉnh và cải tiến đặc thù cho ngành dược, hệ thống vERP cung cấp những giải pháp đáp ứng nhu cầu đặc biệt của ngành này, giúp tối ưu hóa quy trình và cung cấp thông tin đáng tin cậy.
Bài viết này giới thiệu các chức năng giúp doanh nghiệp kinh doanh phân phối chuyển đồi số toàn diện với đặc thù cho ngành dược của vERP for Pharmaceutical bao gồm:
I. Master Data
Danh mục mã hàng
Trong ngành dược, việc khai báo thông tin cho các mặt hàng là vô cùng quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc sử dụng sản phẩm. Với hệ thống vERP for Pharmaceutical, màn hình khai báo thông tin dược phẩm đã được tùy chỉnh một cách tỉ mỉ và đầy đủ, bao gồm các thông tin chi tiết sau đây:
- Tên nội bộ: Đây là tên nội bộ của sản phẩm, giúp dễ dàng nhận dạng trong hệ thống của công ty hoặc đơn vị.
- Tên hoạt chất: Đây là tên hoạt chất chính của sản phẩm.
- Tên thương mại: Đây là tên thương hiệu hoặc tên sản phẩm được sử dụng trong quảng cáo và bán trên thị trường.
- Nồng độ/Hàm lượng: Thông tin về tỷ lệ phần trăm hoặc hàm lượng hoạt chất trong sản phẩm.
- Dung tích: Đối với những sản phẩm có dạng lỏng, thông tin về dung tích giúp xác định thể tích của sản phẩm.
- Nhóm kiểm soát: Đây là thông tin về phân loại nhóm kiểm soát của sản phẩm, giúp quản lý và kiểm soát chặt chẽ các nhóm dược phẩm theo quy định.
- Dạng bào chế: Thông tin về dạng của sản phẩm, ví dụ như viên nén, siro, nước, viên nang, kem, giúp người dùng dễ dàng sử dụng và bảo quản.
- Đường dùng: Cách sử dụng sản phẩm.
Phần dưới của màn hình cung cấp thông tin về điều kiện bảo quản của dược phẩm và các thông tin về hạn dùng:
- Điều kiện bảo quản: Mô tả điều kiện bảo quản cần thiết để đảm bảo sản phẩm được bảo quản một cách đúng cách và đảm bảo chất lượng. Ví dụ: Bảo quản ở nhiệt độ dưới 30°C, tránh ánh nắng trực tiếp, tránh ẩm ướt,…
- Hạn dùng: Thời gian tối đa mà sản phẩm có thể được sử dụng một cách an toàn và hiệu quả, giúp người dùng đảm bảo tính an toàn khi sử dụng sản phẩm.
- Hạn dùng nhập kho: Thời gian tối đa cho phép để nhập kho sản phẩm sau khi sản xuất hoặc mua từ nhà cung cấp.
- Có số đăng ký: Thông tin về số đăng ký của sản phẩm, chỉ khi có số đăng ký mới được phép lưu hành trên thị trường.
Nhóm kiểm soát
Đơn vị tính và quy đổi các đơn vị tính
Kênh phân phối
vERP for Pharmaceutical cung cấp khả năng khai báo và quản lý toàn bộ kênh phân phối bán hàng của doanh nghiệp một cách toàn diện và hiệu quả. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định và quản lý các kênh phân phối khác nhau để tiếp cận và phục vụ đến khách hàng một cách chính xác và linh hoạt.
Salemans
vERP for Pharmaceutical cung cấp một chức năng quản lý sales đặc biệt dành riêng cho ngành dược, nhằm tăng tính rõ ràng và hiệu quả trong việc quản lý nhân viên sales. Chức năng này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn tăng cường hiệu suất bán hàng, đồng thời cung cấp các công cụ hữu ích để giám sát, phân tích và quản lý các hoạt động bán hàng một cách hiệu quả.
- Quản lý thông tin nhân viên sales: Hệ thống cho phép quản lý thông tin cá nhân của từng nhân viên sales như tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, v.v. Giúp đơn giản hóa việc lưu trữ và truy cập thông tin của nhân viên, từ đó hỗ trợ quản lý nhân sự một cách hiệu quả.
- Danh mục cấp quản lý sales theo kênh phân phối: Hệ thống cho phép xác định và quản lý danh mục cấp quản lý sales theo từng kênh phân phối khác nhau. Giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng chính sách quản lý phù hợp cho từng kênh, từ đó tối ưu hóa quản lý bán hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Giải pháp xây dựng tổ chức kho linh động
vERP for Pharmaceutical cung cấp nhiều tính năng khai báo về kho hàng, bao gồm khai báo địa điểm, tổ chức, danh mục, kỳ hạn, lý do giao dịch, và nhiều tính năng khác. Giúp quản lý kho hàng cho nhiều khu vực một cách tối ưu và hiệu quả nhất, đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của ngành dược.
- Khai báo địa điểm của kho: Hỗ trợ tạo và quản lý thông tin về các địa điểm lưu trữ hàng hóa của kho, từ đó tối ưu hóa quản lý và vận hành các kho lưu trữ phân tán.
- Khai báo tổ chức kho: Hệ thống cho phép xác định và quản lý các tổ chức, phòng ban hoặc đơn vị quản lý liên quan đến từng kho hàng. Giúp tạo sự rõ ràng và hiệu quả trong việc phân công và giám sát các hoạt động lưu trữ và xuất nhập kho.
- Danh mục kho: Hỗ trợ tạo và quản lý danh mục các loại kho hàng khác nhau, giúp đơn giản hóa việc phân loại và xử lý hàng hóa dễ dàng hơn.
- Quản lý kỳ của kho: Hệ thống cho phép xác định và quản lý các kỳ hạn, chu kỳ cho các hoạt động kiểm kê, kiểm tra và báo cáo hàng tồn kho. Giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu hàng tồn kho.
- Các lý do giao dịch kho: Hỗ trợ tạo và quản lý danh sách các lý do xuất nhập kho, giúp phân biệt và ghi nhận các giao dịch kho hàng một cách rõ ràng và chính xác.
II. Quản trị mua hàng
Trong vERP for Pharmaceutical, quy trình mua hàng được tối ưu hóa với nhiều sự khác biệt và tính năng đặc biệt nhằm hỗ trợ và cải thiện hiệu quả công việc của các nhân viên trong việc quản lý mua hàng và nhập kho.
Quy trình mua hàng
- Yêu cầu mua hàng được tạo như bình thường, tuy nhiên, trong hệ thống vERP for Pharmaceutical, khi nhập số lượng mặt hàng, hệ thống tự động quy đổi đơn vị tính sang đơn vị “thùng” bằng cách sử dụng bảng quy đổi đơn vị tính được định nghĩa trước đó. Giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót khi nhập liệu.
- Đơn đặt hàng: thêm các thông tin chi tiết về các sản phẩm dược phẩm ở phần cuối màn hình, bao gồm tên nội bộ, tên thương mại, tên hoạt chất, dạng bào chế, quy cách đóng gói, hàm lượng của sản phẩm.
- Nhận hàng: có thêm các thông tin đặc thù riêng cho ngành dược, bao gồm thông tin về tài xế chở hàng và xe chở hàng. Bởi vì ngành dược đặc biệt quan trọng về quản lý hạn sử dụng của các loại thuốc, nên hệ thống ERP yêu cầu bổ sung số lô và hạn dùng của từng lô dược phẩm khi nhận hàng.
- Nhập kho-tồn kho: Hệ thống tự động tải thông tin từ các nghiệp vụ trước đó, giúp tránh việc nhập liệu thủ công và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý hàng tồn kho.
- Nhập kho-kế toán: Khi kho hoàn tất quá trình nhập hàng, hệ thống tự động tạo các chứng từ tương ứng và chuyển chúng đến bộ phận kế toán. Tại đây, bộ phận kế toán có thể điều chỉnh và bổ sung các thông tin khác cho đơn hàng mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, thuế, giảm giá và các chi tiết khác.
Mua hàng theo hợp đồng nguyên tắc
Trong ngành dược, ngoài các trường hợp mua hàng thông thường từ yêu cầu mua hàng, tạo mới đơn mua, từ các kế hoạch,… còn có trường hợp lập hợp đồng nguyên tắc cho các đơn đặt hàng lớn hoặc nhập khẩu ủy thác. Hợp đồng nguyên tắc là một quy trình phức tạp và quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch lớn và nhập khẩu sản phẩm dược phẩm từ các quốc gia khác.
Khi lập hợp đồng nguyên tắc, người dùng có thể tạo thành đơn đặt hàng (hoặc phụ lục) từ hợp đồng nguyên tắc. Sau khi đơn mua hàng được duyệt thành công, các nghiệp vụ về sau sẽ tiếp tục thực hiện theo quy trình chuẩn. Giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả trong quản lý giao dịch mua hàng và nhập khẩu sản phẩm dược phẩm, đồng thời đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu trong hệ thống. Nhờ vào tính năng này, việc thực hiện hợp đồng nguyên tắc và quản lý giao dịch lớn trong ngành dược trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.
III. Quản trị bán hán hàng
Tạo hợp đồng thầu
Trong ngành dược, việc bán hàng không chỉ hướng đến các doanh nghiệp và đại lý, mà còn bao gồm bán cho nhà nước thông qua quy trình đấu thầu. Dưới đây là mô tả chi tiết hơn về quy trình này trên vERP for Pharmaceutical.
Hệ thống vERP for Pharmaceutical cung cấp màn hình khai báo gói thầu với các thông tin như tên gói thầu, ngày đấu thầu, bên mua của gói thầu, và các phụ lục liên quan đến gói thầu.
Tạo bảng giá riêng cho gói thầu
Sau khi đấu thầu thành công, người dùng tạo bảng giá dành riêng cho gói thầu đó trên hệ thống. Việc xây dựng bảng giá này giúp quản lý giá cả và thông tin hàng hóa theo từng gói thầu một cách chính xác và thuận tiện.
Tại màn hình bảng giá, người dùng có thể bấm vào ‘chi tiết’ để xem các thông tin liên quan đến gói thầu và bảng giá này.
Tạo SO dựa trên hợp đồng thầu
Mỗi gói thầu sẽ có tương ứng một bảng giá. Khi tạo đơn bán hàng, người dùng chọn bảng giá tương ứng với gói thầu đó. Giúp áp dụng đúng giá cả và các điều kiện bán hàng được quy định trong hợp đồng thầu.
Tại màn hình ‘chi tiết’ của đơn bán hàng, người dùng có thể tải danh sách các mặt hàng có trong bảng giá và bổ sung số lượng hàng hóa vào đơn hàng.
Giao hàng
Sau khi đơn bán hàng được tạo và được xét duyệt từ ban lãnh đạo, hệ thống cho phép tạo đề nghị giao hàng. Đề nghị này có thể được tạo nhiều lần hoặc một lần tùy theo nhu cầu phát sinh.
Tại màn hình đề nghị giao hàng, người dùng có thể bổ sung nhiều thông tin liên quan như khuyến mãi (KM), chiết khấu,…
IV. Quản trị tồn kho
Nghiệp vụ kho
Các nghiệp vụ giao dịch kho:
Các nghiệp vụ chuyển kho khác nhóm:
- Chuyển kho trực tiếp: là một loại giao dịch chuyển hàng hóa giữa các kho gần nhau. Khi thực hiện chuyển kho, hàng hóa được chuyển từ kho xuất phát đến kho nhận và nhận hàng trực tiếp được ngay không cần sự xác nhận từ bên kho nhận.
- Chuyển kho cần xác nhận của bên nhập: là một loại giao dịch chuyển hàng hóa giữa các kho cách xa nhau. Khi thực hiện chuyển kho, hàng hóa được chuyển từ kho xuất phát đến kho nhận và khi nhận hàng phải cần được sự xác nhận từ bên kho nhận thì nghiệp vụ chuyển kho mới hoàn thành.
Ngoài ra hệ thống còn có đầy đủ các nghiệp vụ về kho khác như các nghiệp vụ chuyển kho cùng nhóm và các nghiệp vụ sắp xếp vị trí kho.
Các báo cáo dành riêng cho ngành dược
Ngoài các báo cáo thường có trong doanh nghiệp thương mại thì với phiên bản dành cho ngành dược vERP cung cấp nhiều loại báo cáo đặc thù riêng biệt cho ngành dược như sau:
V. Công cụ điều hành thông minh BI
Ngoài những báo cáo dùng để kiểm tra và đối chiếu số liệu trên ERP, vERP for Pharmaceutical còn cung cấp công cụ vBI giúp cho doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Việc sử dụng công cụ vBI giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong việc ra quyết định và hoạch định chiến lược, từ đó đem lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp và giúp tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường kinh doanh.
