CHI TIẾT QUY TRÌNH TỪ BÁN HÀNG ĐẾN THU TIỀN TRONG GIẢI PHÁP PHẦN MỀM ERP CỦA vERP
1. QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
Với các công ty áp dụng mô hình Mutil-company, vERP giải quyết việc tạo và lưu trữ thông tin của công ty chính và cả các chi nhánh hay công ty con giúp hệ thống quản lý được toàn bộ doanh số bán của từng chi nhánh, tập trung và kiểm soát được bộ mã.
Nếu là công ty mới thì ta tạo mới, nhập các thông tin của công vào các trường tương ứng. Nếu là công ty cũ, đã có sẵn trong hệ thống thì nhấn vào “Tìm kiếm”
Sau khi nhấn “Open”, hiện ra màn hình sau, thấy được các thông tin như thông tin liên hệ, chiết khấu, hạn mức công nợ,…. Cần mặc định các thông tin trên để hệ thống tự động khi làm đơn hàng, chứ không phải nhập thủ công vào.
Bộ phân tích khách hàng
2. QUẢN LÝ KHUYẾN MÃI, CHIẾT KHẤU
Doanh nghiệp có thể phát triển bên vững thì việc giữ mỗi quan hệ tốt đẹp với khách hàng hay đối tác là điều không thể thiếu. Trong một cuộc giao dịch kinh doanh, doanh nghiệp nên tạo mối quan hệ Win-Win, nghĩa là hai bên đều có lợi, điều này làm cho các khách hàng hay đối tác có cái nhìn thiện cảm nhất về doanh nghiệp và khả năng tiếp tục ủng hộ mua hàng hay tiếp tục hợp tác kinh doanh là rất cao. Từ đây, có thể thấy các chương trình khuyến mãi/ chiết khấu được tạo ra để giữ mối liên kết đồng thời thu hút thêm nhiều khách hàng và đối tác hơn nữa.
Với phần mềm vERP, doanh nghiệp chỉ cần vài thao tác đơn giản có thể tạo ra một chương trình khuyến mãi hay chiết khấu một cách dễ dàng và tiện lợi, đồng thời vERP cũng hỗ trợ gửi đến khách hàng các thông báo về chương trình khuyến mãi diễn ra nhanh chóng nhất.
Sau khi kết thúc quá trình giao dịch, đối với những khách hàng được hưởng chính sách, nhân viên phòng kinh doanh sẽ nắm được những thông tin tên khách hàng, mặt hàng được hưởng chính sách, các điều kiện, tỷ lệ, phần trăm số lượng mặt hàng được hưởng chính sách… Đối với nh ững khách hàng sau khi đã tính và báo giá, nhân viên sẽ có được thông tin bảng giá bán ứng với khách hàng đó… Đối với những khách đặt hàng online thì toàn bộ thông tin SO online đó sẽ được lưu trữ và kế thừa. Tất cả những kết quả thông tin sau quá trình giao dịch trên sẽ được nhập lại và duyệt trên hệ thống ERP để người dùng có thể chuẩn hóa quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót cho các nghiệp vụ sau
Nếu không có các khuyết mãi hay chiết khấu thì doanh nghiệp rất khó mà bán được hàng. Luôn nghĩ ra các chính sách bán hàng là khuyến mãi hay chiết khấu như thế nào để đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty, hiện nay khuyến mãi là một lẽ thường, hầu hết công ty đều như vậy. Khi bán hàng thì sẽ tự động load ra các chương trình KM/ CK.
Với vERP ngoài Khuyến mãi tặng quà ra thì còn Khuyến mãi giảm giá, Thông báo khuyến mãi.
Ngoài tạo ra các chương trình khuyến mãi thì còn có các loại khuyến mãi khác như Chiết khấu, Khuyến mãi đặt biệt
3. QUẢN LÝ BẢNG GIÁ BÁN
Bảng giá bán có chứa các thông tin về các mã hàng, tên hàng, … nhằm để gắn vô Báo giá bán hàng cho các khách hàng
4. QUẢN LÝ BÁO GIÁ HÀNG BÁN
“Báo giá hàng bán” là yêu cầu không thể thiếu từ khách hàng khi muốn mua hàng từ doanh nghiệp, khi đó doanh nghiệp cần tạo lập Báo giá hàng báo gửi cho khách hàng để khách hàng thống nhất giá cả và lựa chọn nhà cung cấp.
Với vERP, doanh nghiệp tạo lập một Báo giá hàng bán rất đơn giản, báo giá được liên kết với bảng giá đã phân quyền để hạn chế hàng bán. vERP còn phân quyền ai là người duyệt, nhân viên lập báo giá cần gửi cho cấp trên/ người có thẩm quyền để phê duyệt để tránh thất thoát hay nhầm lẫn.
Ở trường hợp, cấp trên hiện tại không có sẵn máy tính mở phần mềm thì vẫn có thể duyệt được bằng cách duyệt bên email, khi nhấn “Chuyển duyệt” hệ thống sẽ tự động gửi mail phê duyệt cho cấp trên rất nhanh chóng, không cần nhiều thời gian để thực hiện.
Sau khi các cấp đã phê duyệt thì ở cùng màn hình, doanh nghiệp có thể trực tiếp gửi báo giá này đến khách hàng qua Email.
5. QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
Khách hàng nhận được báo giá, sau khi xem xét mọi thứ thấy phù hợp. Doanh nghiệp tiến hàng tạo Đơn hàng từ Báo giá được gửi trước đó, không cần phải nhập lại một lần nữa, sẽ đỡ tốn nhiều thời gian, trong kinh doanh thì từng phút từng giấy đều rất quý giá, doanh nghiệp cần sử dụng một cách hiệu quả nhất.
Khi nhấn vào “Chi tiết” đơn hàng sẽ tự động lấy các thông tin như số lượng, sản phẩm, đơn giá,… từ báo giá được tạo từ trước. Đây là một cái hay của vERP mà rất hữu ích cho nghiệp vụ bán hàng của các doanh nghiệp. Ở màn hình này, đơn hàng sẽ tự động liên kết với các chương trình khuyết và chiết khấu mà đã được gán trước đó. Doanh nghiệp nhấn vào “Lấy chiết khấu”, “Lấy khuyến mãi” rồi chọn khuyến mãi/ chiết khấu được áp dụng cho khách hàng đó.
Nhấn vào “Check công nợ”, doanh nghiệp sẽ thấy được báo cáo Công nợ khách hàng. Ở báo cáo này, doanh nghiệp thấy được các hạn mức công nợ, nợ quá hạn, số dư công nợ,… dựa vào đây mà doanh nghiệp có thể tiếp tục lập đơn bán hàng hay liên hệ với khách hàng để trao đổi. Với vERP, doanh nghiệp chỉ cần một thao tác “nhấn vào các phím chức năng” sẽ hiện những thông tin liên quan mà không cần phải tìm kiếm quá nhiều vì vERP có mạng lưới liên kết thông tin rất tiện lợi.
Doanh nghiệp muốn biết các đơn hàng đã lập trước đó đã tiến hành giao hàng hay chưa, doanh nghiệp có thể nhấn chọn “Truy vấn đơn hàng”. Với tính năng “Truy vấn đơn hàng” này giúp cho doanh nghiệp kiểm soát các đơn hàng dễ dàng, tránh trường hợp các đơn hàng bị tồn động quá lâu.
6. QUẢN LÝ ĐỀ NGHỊ GIAO HÀNG
Hàng bán sẵn sàng được giao đến khách hàng, phòng ban chịu trách nhiệm sẽ tiến hành lập “Đề nghị giao hàng”, ở đây doanh nghiệp có thể giao hàng một đợt hoặc chia ra thành nhiều đợt giao hàng, tùy thuộc vào số lượng, đặc thù của hàng bán hay yêu cầu giao hàng của khách hàng,…
Khi doanh nghiệp muốn tạo “Đề nghị giao hàng” từ đơn hàng thì doanh nghiệp cần nhập các thông tin về khách hàng váo trường thông tin tương ứng thì hệ thống sẽ tự động hiển thị các đơn hàng đã tạo trước đó của khách hàng đó.
Sau khi nhấn “Tìm”, hệ thống tự động hiển thị các hàng bán ở đơn đặt hàng đã tạo trước đó. “Số lượng HĐ” là số lượng mặt hàng mà doanh nghiệp sẽ giao trong đợt giao hàng.
Nhấn “Tạo” để tiến hành tạo “Đề nghị giao hàng”
Nếu hệ thống hiển thị nhiều lô thì doanh nghiệp được phép chọn một lô phù hợp. Nế hệ thống chỉ hiển thị một lô thì hệ thống lấy theo phương pháp hết hạn trước lấy trước.
7. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Sau khi kế toán bán hàng xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng, tất cả thông tin trên hóa đơn GTGT sẽ được đẩy qua Kế toán phải thu để lập hóa đơn phải thu phục vụ cho quy trình thu tiền cũng như xác nhận, quản lý công nợ, tự động hạch toán tài khoản doanh thu.
Hệ thống sẽ tạo hóa đơn từ đề nghị giao hàng. Nhập số seri hóa đơn, nhấn duyệt hóa đơn để hoàn thành.
8. QUẢN LÝ XUẤT KHO BÁN HÀNG
Sau khi hoàn tất công việc soạn hàng, Bộ phận kho tiến hành xuất kho hàng bán. User vào chức năng xuất kho bán hàng nhập các thông tin Loại tiền, Mã khách hàng, Mã chi nhánh, Số phiếu đề nghị giao hàng để hệ thống load tất cả dữ liệu từ phiếu đề nghị đã được kế toán duyệt trước đó
Trên màn hình xuất kho bán hàng, user click vào dòng số đơn hàng để xem các thông tin các mặt hàng, điều chỉnh số lô cần xuất nếu biết chính xác lô xuất kho. Sau kiểm tra đầy đủ, chính xác các thông tin, user bấm Xuất kho để xuất hàng, tồn kho hàng hóa trong kho giảm.
Kết thúc nghiệp vụ, bộ phận kho in phiếu xuất kho thành nhiều liên để lưu trữ đồng thời Kế toán bán háng sau khi kiểm tra thông tin nhận được từ bộ phận bán hàng thì tiến hành bổ sung một số thông tin cần thiết và xuất hóa đơn GTGT.
Việc xuất phiếu xuất kho và xuất hóa đơn có thể được thực hiện đồng thời hoặc có thể xuất hóa đơn ngay sau khi duyệt đề nghị giao hàng, việc xuất chứng từ nào trước tùy thuộc vào cách quản lý của từng doanh nghiệp.
Sau khi doanh nghiệp nhấn “Xuất kho” hệ thống tự động trừ hàng trong kho và ghi nhận giá vốn hàng bán.
9. QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU
Theo dõi, xác nhận công nợ: Kế toán phải thu theo dõi công nợ phải thu của khách hàng bao gồm các công nợ theo hóa đơn và công nợ khác đã xác nhận với các thời hạn thanh toán khác nhau và Quản lý công nợ theo tuổi nợ, hạn thanh toán , tính phạt theo hóa đơn… Khi vừa kết thúc hoạt động bán hàng thì hệ thống tự động đẩy công nợ kế toán phải thu.
Khi sắp tới hạn thanh toán Kế toán phải thu nên lập Đề nghị thanh toán để gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán theo đúng tiến độ. Các yêu cầu thanh toán đã được lập cần có sự xét duyệt của Ban lãnh đạo, tùy vào tình hình thực tế có duyệt đòi nợ khách hàng hay không. Việc theo dõi công nợ thể hiện trên các báo cáo và dữ liệu trên hệ thống.
10. QUẢN LÝ QUY TRÌNH THU TIỀN
Sau khi Biên bản đối chiếu công nợ gửi đi đã được khách hàng duyệt và thực hiện thanh toán công nợ theo yêu cầu, kế toán phải thu kiểm tra đã nhận được Giấy báo có từ ngân hàng chưa đồng thời theo dõi tiền trong tài khoản ngân hàng, nếu tài khoản tăng Kế toán phải thu sẽ tiến hành ghi nhận thu tiền ngân hàng theo từng hóa đơn và giảm công nợ phải thu cho khách hàng theo chứng từ Báo có trên hệ thống.
Báo cáo doanh thu hợp nhất
Công cụ Quản trị thông minh BI (Business Intelligence):
Bên cạnh những báo cáo bán hàng, công nợ dùng để kiểm tra, theo dõi, đối chiếu số liệu trên ERP, vERP còn hỗ trợ công cụ BI giúp các các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về tất cả các hoạt động kinh doanh từ đó có thể nâng cao hiệu quả trong việc ra quyết định, hoạch định chiến lược mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp cũng như tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường sản xuất, kinh doanh.
