QUY TRÌNH TỔNG QUÁT CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Quy trình bán hàng:
- Tạo đơn bán hàng: Nhân viên bán hàng tiến hành đàm phán với khách hàng, bao gồm gửi báo giá, chiết khấu, hoa hồng, và các điều khoản khác. Khi hai bên đạt được thỏa thuận, nhân viên bán hàng tạo một đơn bán hàng trên hệ thống.
- Kiểm tra hạn mức nợ khách hàng: Trước khi tiếp tục bán hàng, nhân viên kiểm tra tình trạng nợ của khách hàng. Nếu khách hàng không đủ điều kiện để tiếp tục mua hàng, quá hạn thanh toán hoặc vượt quá hạn mức nợ, bán hàng sẽ không được tiếp tục. Ngược lại, nếu khách hàng đủ điều kiện, đơn bán hàng được chuyển cho ban lãnh đạo để xem xét và phê duyệt.
- Tạo nhu cầu hàng hóa: Dựa trên các đơn hàng bán và kế hoạch kinh doanh được phê duyệt, hệ thống tự động tạo ra Tổng nhu cầu hàng hóa (MDS). MDS giúp tổng hợp nhu cầu hàng hóa và xác định số lượng hàng cần bán và định mức nguyên vật liệu cần để sản xuất.
- Tạo kế hoạch sản xuất (MPS): Dựa trên MDS, phòng kế hoạch tạo ra kế hoạch sản xuất để sản xuất các sản phẩm còn thiếu trong đơn hàng bán hoặc kế hoạch kinh doanh. Kế hoạch sản xuất bao gồm thông tin về nhà máy/bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm, số lượng sản phẩm cần sản xuất và chi phí tương ứng.
- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP): Quá trình này là cốt lõi trong quản trị sản xuất. MRP giúp xác định số lượng nguyên vật liệu cần để sản xuất, lịch trình mua hàng, sản xuất để đạt hiệu quả công việc cao nhất và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Hệ thống tự động kiểm tra mức tồn kho, các đơn hàng đã đặt nhưng chưa nhận, và mức tồn kho an toàn để xác định số lượng nguyên vật liệu cần mua và tạo yêu cầu mua hàng tự động.
Quy trình mua hàng
- Tạo đơn mua hàng: Từ kế hoạch sản xuất, nhân viên tạo tính toán nhu cầu nguyên vật liệu. Nếu có thiếu nguyên vật liệu, tạo kế hoạch mua hàng cho các nguyên vật liệu cần thiết. Phòng mua hàng lập thư hỏi giá để yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp nguyên vật liệu. Các báo giá được đánh giá và so sánh để doanh nghiệp có thể chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Sau khi chọn được nhà cung cấp thích hợp thì sẽ tạo đơn mua hàng tự động từ báo giá của nhà cung cấp. Và đơn mua hàng này phải được xét duyệt từ phía kế toán, tiếp đó chuyển lên ban lãnh đạo để xét duyệt lần hai trước khi mua hàng. Khi đơn hàng mua được phê duyệt, nhân viên mua hàng tiến hành đặt hàng nhà cung cấp.
- Nhận hàng: Sau khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận kho sẽ tiến hành quá trình nhận hàng. Nhân viên trên hệ thống sẽ lọc các đơn hàng mua để tìm đơn hàng đã được đặt mua. Khi nhận hàng thành công, nhân viên kho sẽ lập một phiếu lấy mẫu trên hệ thống.
- Phiếu báo lấy mẫu sau đó sẽ được gửi từ bộ phận kho đến bộ phận kiểm tra chất lượng. Thông qua phiếu lấy mẫu, bộ phận kiểm tra chất lượng sẽ được thông báo về việc kiểm tra chất lượng thành phẩm từ các bộ phận QA và QC cùng với các bộ phận liên quan khác.
- Quy trình kiểm tra chất lượng: Sau khi nhận thông báo, bộ phận QA, QC và các bộ phận liên quan sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng thành phẩm bên ngoài. Kết quả kiểm tra chất lượng sẽ được báo cáo xuống bộ phận kho để kho tiến hành nhập kho các NVL vừa được mua.
- Nhập kho kế toán: Tiếp đó bộ kế toán sẽ tiến hành nhập kho bên kế toán, hệ thống sẽ tự động load tất cả các thông tin của cái đơn mua hàng và hạch toán tự động các nghiệp vụ phát sinh.
- Thanh toán: Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn của đơn mua hàng thì kế toán ghi nhận và tiến hành lập đề nghị thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp. Trước khi tiến hành thanh toán thì đề nghị thanh toán này phải được chuyển cho ban lãnh đạo xét duyệt để tránh sai xót xảy ra. Sau khi đề nghị thanh toán được duyệt từ ban lãnh đạo kế toán sẽ lập các chứng từ thanh toán liên quan và những thông tin để lập sẽ được load tự động mà không cần nhập tay lại. Và đó là thanh toán thành công cho nhà cung cấp và hoàn tất quy trình mua hàng.
Quy trình sản xuất:
- Tạo lệnh sản xuất tổng: Sau khi nhận được kế hoạch sản xuất, thông tin từ kế hoạch này sẽ được chuyển đến bộ phận sản xuất để xác nhận và tạo tự động thành lệnh sản xuất.
- Lệnh sản xuất: Sau khi lệnh sản xuất tổng được duyệt, trưởng xưởng sẽ vào lại màn hình lệnh sản xuất và tạo các lệnh sản xuất chi tiết từ lệnh sản xuất tổng trên. Khi đó, hệ thống sẽ tự động phát sinh các mã lệnh sản xuất chi tiết tương ứng với số lượng mã thành phẩm trên lệnh sản xuất. Điều này giúp tiết kiệm thời gian so với việc lập từng lệnh sản xuất riêng biệt cho từng thành phẩm. Hơn nữa, quy trình chuẩn từ đơn hàng bán đến lệnh sản xuất tổng và lệnh sản xuất chi tiết giúp tự động kế thừa dữ liệu từ các nghiệp vụ trước, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu và kiểm soát đơn hàng.
- Phiếu yêu cầu NVL: Tiếp theo, sẽ tiến hành lập yêu cầu nguyên vật liệu cho bộ phận kho nhằm chuẩn bị cho quá trình sản xuất thành phẩm. Sau khi tạo phiếu yêu cầu NVL thì chuyển cho bộ phận QA duyệt phiếu yêu cầu.
- Cấp phát NVL: Phiếu yêu cầu cấp phát, sau khi được duyệt, sẽ tự động chuyển đến các kho được yêu cầu cấp phát. Nhân viên tại các kho sẽ vào màn hình Cấp phát NVL để load phiếu yêu cầu cấp phát. Tại đây, nhân viên kiểm tra thông tin NVL, số lượng cấp phát, kho nhận và tiến hành lưu chứng từ sau khi hoàn thành. Hệ thống sẽ tự động hạch toán bút toán xuất kho NVL tại bước lưu chứng từ.
- Tiếp là thực hiện quá trình sản xuất theo quy trình của doanh nghiệp.
- Phiếu đề nghị kiểm nghiệm: Sau khi sản xuất hoàn tất lập đề nghị kiểm nghiệm sau đó sẽ được gửi đến bộ phận kiểm tra chất lượng. Thông qua phiếu lấy mẫu, bộ phận kiểm tra chất lượng sẽ được thông báo về việc kiểm tra chất lượng thành phẩm từ các bộ phận QA và QC cùng với các bộ phận liên quan khác.
- Kiểm tra chất lượng: Sau khi nhận thông báo, bộ phận QA, QC và các bộ phận liên quan sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng thành phẩm bên ngoài. Kết quả kiểm tra chất lượng sẽ được báo cáo xuống bộ phận kho để kho tiến hành nhập kho thành phẩm.
Quy trình bán hàng:
- Đề nghị giao hàng: Sau khi quy trình sản xuất đã hoàn tất và đã tiến hành nhập kho thành phẩm, bộ phận bán hàng tiến hành lập đề nghị giao hàng để chuyển cho bộ phận kho.
- Hóa đơn GTGT: Và nhân viên bán hàng sẽ tạo tự động hóa đơn để gửi nhà cung cấp và chuyển cho bộ phận kế toán để tiến hành ghi nhận công nợ cho khách hàng.
- Soạn hàng và xuất kho: Bộ phận kho sẽ căn cứ vào đề nghị giao hàng này để tiến hành soạn hàng và xuất kho chuyển cho khách hàng.
- Thu tiền hóa đơn: Bộ phận kế toán từ hóa đơn bán hàng chuyển qua sẽ tiến hành định khoản và hạch toán các nghiệp vụ liên quan. Sau cùng là tiến hành thu tiền từ phía khách hàng và hoàn tất quy trình bán hàng.
Tự động hạch toán và quản trị chuyên sâu tài chính kế toán
Hệ thống quản trị tài chính trong vERP đóng vai trò không thể thiếu trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động tài chính của một doanh nghiệp. Phân hệ này cung cấp các công cụ và chức năng quan trọng để quản lý tài chính, tạo báo cáo tài chính và hỗ trợ quyết định chiến lược về tài chính. Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, các nghiệp vụ tài chính phát sinh được tự động hạch toán, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót.
