CHI TIẾT QUY TRÌNH TỪ MUA HÀNG ĐẾN THANH TOÁN TRONG GIẢI PHÁP PHẦN MỀM ERP CỦA vERP
1. LẬP YÊU CẦU MUA HÀNG
Tạo tự động từ đơn hàng bán SO:
Đối với các doanh nghiệp thương mại hoạt động bán lẻ hoặc bán buôn, việc mua hàng về để bán lại là một hoạt động thiết yếu và thường xuyên diễn ra. Để đơn giản hóa quá trình này, hệ thống có thể tự động tạo yêu cầu mua hàng từ đơn bán hàng.
Trên giao diện yêu cầu mua hàng, người dùng sẽ có thể chọn số đơn bán hàng và hiển thị thông tin chi tiết của các mặt hàng trong đơn, bao gồm mã hàng, số lượng, ngày cần và các thông tin khác. Người dùng có thể chọn các mặt hàng cần mua bằng cách đánh dấu vào ô tương ứng, sau đó bấm nút “Tạo yêu cầu mua hàng”. Yêu cầu này sẽ được chuyển đến các cấp trên có thẩm quyền ký duyệt. Qua đó, quá trình mua hàng sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Tạo tự động từ MRP:
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quản lý nguyên vật liệu và sản xuất là một quá trình phức tạp yêu cầu tính toán và lập kế hoạch trước để đảm bảo sản xuất được diễn ra suôn sẻ và kịp thời. Trong trường hợp này, quá trình tạo yêu cầu mua hàng có thể được tự động hóa thông qua MRP.
Nhân viên lập yêu cầu mua hàng chỉ cần xem các dữ liệu được tính toán từ MRP để biết được những mặt hàng nào cần được mua và số lượng cần mua là bao nhiêu. Sau đó, họ cần bổ sung thêm các thông tin như bộ phận yêu cầu, bộ phận yêu cầu mua hàng, ngày cần hàng,… để tạo yêu cầu mua hàng và chuyển đến cấp trên có thẩm quyền ký duyệt.
Việc tự động hóa quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả sản xuất bằng cách đảm bảo đủ nguyên vật liệu và thiết bị cần thiết sẵn sàng cho công việc sản xuất.
Tạo mới yêu cầu mua hàng:
Trong trường hợp doanh nghiệp muốn mua sản phẩm hoặc dịch vụ cho mục đích khác nhau, quá trình tạo yêu cầu mua hàng yêu cầu phải cung cấp đầy đủ thông tin, bao gồm ngày tạo, bộ phận yêu cầu, loại tiền tệ, loại vật tư (sản phẩm hoặc dịch vụ), mã vật tư, đơn vị tính, số lượng mua, ngày cần hàng, và các thông tin khác cần thiết.
Ngoài các thông tin bắt buộc, người dùng cũng có thể bổ sung thêm các thông tin như lý do mua, giá đề xuất, nhà cung cấp hoặc các chú thích khác để tạo yêu cầu mua hàng hoàn chỉnh và chuyển đến cấp trên có thẩm quyền ký duyệt.
Quá trình này rất quan trọng để đảm bảo rằng quá trình mua hàng được thực hiện một cách hiệu quả, tránh những lỗi sai sót và tối ưu hóa quy trình làm việc. Việc sử dụng hệ thống quản lý yêu cầu mua hàng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu này sẽ tiết kiệm thời gian, tăng cường tính chính xác và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống duyệt:
Hệ thống cấp duyệt được tích hợp trong phần mềm hỗ trợ quá trình mua hàng, cho phép các yêu cầu mua hàng được duyệt linh hoạt trên phần mềm hoặc thiết bị di động, và có thể được thiết lập theo 2 cấp độ duyệt tùy thuộc vào cách người dùng sử dụng phân hệ mua hàng để cấu hình.
Cấp duyệt theo chức vụ: Người dùng có thể thiết lập cấp độ duyệt cho từng chức vụ khác nhau trong công ty. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người có chức vụ được ủy quyền mới có thể duyệt yêu cầu mua hàng.
Cấp duyệt theo giá trị: Người dùng có thể thiết lập luật duyệt theo giá trị, điều này đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới được phân công để duyệt danh sách yêu cầu mua hàng trong từng khoảng giá trị được cấu hình. Ví dụ, đối với các yêu cầu mua hàng có giá trị thấp, người dùng có thể tự duyệt, nhưng nếu giá trị lớn hơn, yêu cầu mua hàng sẽ phải được chuyển đến các cấp trên, như trưởng phòng, ban giám đốc, để được duyệt.
Cấp duyệt này thường được áp dụng theo trường hợp thứ 2 trong quy trình mua hàng, khi nhân viên lập yêu cầu mua hàng và sau đó lập PO. Trong trường hợp này, nhân viên có thể biết trước tổng giá trị yêu cầu mua hàng dựa trên giá cả và số lượng hàng hóa, từ đó các cấp trên có thể được phân quyền để duyệt yêu cầu mua hàng sắp tới. Việc sử dụng cấp duyệt trong hệ thống này sẽ giúp quản lý mua hàng được xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các lỗi nhầm lẫn và tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp.
2. LẬP THƯ HỎI GIÁ
Sau khi yêu cầu mua hàng được duyệt bởi hệ thống, một thư hỏi giá sẽ được tạo tự động bao gồm thông tin về các mặt hàng cần mua. Người dùng có thể bổ sung thêm các thông tin về mặt hàng, bao gồm tên, điều kiện và yêu cầu về nhà cung cấp, ví dụ như chất lượng, bao bì, phương thức thanh toán, địa điểm và thời gian giao hàng.
Các thông tin này sẽ giúp tạo ra một thư hỏi giá đầy đủ và truyền đạt đầy đủ những yêu cầu, điều kiện và thông tin cần thiết đến các nhà cung cấp. Sau khi được bổ sung đầy đủ các thông tin, thư hỏi giá sẽ được chuyển đến cấp trên có thẩm quyền ký duyệt để được phát hành chính thức.
Quá trình này giúp đảm bảo rằng các thông tin liên quan đến mặt hàng, yêu cầu và điều kiện được xác định rõ ràng và chính xác trước khi liên lạc với các nhà cung cấp. Việc sử dụng hệ thống này cũng giúp giảm thiểu những sai sót và tối ưu hóa quá trình mua sắm, giúp cho doanh nghiệp ngày càng hoạt động hiệu quả hơn.
Hệ thống có chức năng gửi email hỗ trợ cho việc gửi thư hỏi giá đồng thời cho nhiều nhà cung cấp chỉ trong một lần tạo.
Việc gửi email đồng thời này sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả trong quá trình liên lạc với các nhà cung cấp. Việc tích hợp chức năng này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được các nguồn lực và tối đa hiệu quả trong quá trình giao tiếp với các đối tác cung cấp của mình.
3. NHẬN BÁO GIÁ
Sau khi nhận được báo giá từ các nhà cung cấp, phòng mua hàng sẽ chọn thư hỏi giá đã gửi cho các nhà cung cấp đó và tạo tự động thành báo giá. Thông qua quá trình này, người dùng có thể bổ sung thông tin về giá, thuế và các điều kiện mới từ những nhà cung cấp, nếu có.
Việc tạo báo giá từ thông tin thư hỏi giá giúp cho quá trình mua hàng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Khi nhận được báo giá từ các nhà cung cấp, người dùng có thể dễ dàng tra cứu và so sánh giữa các giá cả và các điều kiện cung cấp, từ đó có thể lựa chọn được đối tác phù hợp nhất với yêu cầu của mình.
Quá trình này giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin và yêu cầu của đơn đặt hàng đều được phân bổ và theo dõi một cách chặt chẽ, từ đó cải thiện quá trình mua hàng và đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác.
Phần mềm sẽ hỗ trợ người dùng trong việc so sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất nếu có báo giá từ nhiều nhà cung cấp.
Việc so sánh các báo giá từ các nhà cung cấp là một phần quan trọng trong quá trình mua hàng để tìm ra đối tác cung cấp tốt nhất với các điều kiện và yêu cầu của người dùng. Nhờ phần mềm hỗ trợ, người dùng có thể nhanh chóng và chính xác so sánh giữa các báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau và lựa chọn đối tác cung cấp tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
Quá trình so sánh giá cả và các yêu cầu từ nhà cung cấp được thực hiện một cách tự động và chính xác để người dùng có thể tiết kiệm được thời gian và tối ưu hóa hiệu quả trong quá trình tìm kiếm đối tác cung cấp.
4. ĐƠN ĐẶT HÀNG PO
Tạo tự động từ báo giá (trường hợp 1):
Sau khi nhập báo giá vào hệ thống, phòng kế hoạch và phòng mua hàng sẽ tiến hành đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để tiến hành tạo đơn đặt hàng PO. Việc tạo đơn đặt hàng này sẽ được thực hiện tự động từ các báo giá.
Sau khi hoàn tất quá trình tạo PO, nhân viên PO sẽ kiểm tra đơn hàng để đảm bảo rằng các thông tin bắt buộc như số lượng, giá, thuế, ngày cần, ngày hứa và các điều kiện của nhà cung cấp đã đầy đủ. Sau đó, đơn PO sẽ được chuyển cho cấp trên có thẩm quyền duyệt.
Quá trình tự động tạo đơn đặt hàng từ báo giá giúp giảm thiểu thời gian và nhân lực trong quá trình tạo PO. Điều này giúp tăng năng suất và đồng thời giảm thiểu khả năng xuất hiện lỗi nhân viên trong quá trình tạo đơn hàng. Chính vì thế, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí và nâng cao chất lượng quản lý trong quá trình mua hàng của mình.
Tạo tự động từ yêu cầu mua hàng (trường hợp 2):
Khi doanh nghiệp đã từng có giao dịch và ký kết hợp đồng giá hoặc bảng giá mua với các nhà cung cấp, quá trình mua hàng sẽ được thực hiện từ tạo yêu cầu mua hàng đến tạo đơn đặt hàng PO.
Trên màn hình tạo PO, người dùng sẽ có thể chọn số yêu cầu mua hàng và tải thông tin các mặt hàng từ yêu cầu mua hàng đã có, bao gồm mã hàng, số lượng, ngày cần và tên nhân viên tạo yêu cầu. Người dùng có thể chọn các sản phẩm cần mua và nhập các thông tin bổ sung như phương thức mua hàng (trong nước hoặc nhập khẩu), mã nhà cung cấp, nhà sản xuất, loại tiền tệ, tỷ giá và phương thức thanh toán để tạo ra đơn đặt hàng PO một cách tự động.
Sau đó, người dùng có thể vào đơn đặt hàng PO để bổ sung các thông tin như giá, thuế, ngày cần và các điều kiện khác về mặt hàng hoặc nhà cung cấp và chuyển cho cấp trên có thẩm quyền duyệt.
Quá trình mua hàng từ những nhà cung cấp đã từng có giao dịch giúp cho doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình mua hàng và giảm thiểu thời gian và tài nguyên của doanh nghiệp. Các thông tin đã được cung cấp từ trước giúp cho quá trình tạo PO nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu khả năng sai sót trong quá trình đặt hàng.
5. NHẬN HÀNG
Khi vào màn hình nhận hàng đã mua, người dùng có thể lọc các đơn hàng mua bằng cách nhập thông tin như loại tiền, nhà cung cấp, và số đơn đặt hàng PO để tìm kiếm các đơn hàng ứng với đơn hàng đã đặt mua.
Sau đó, người dùng có thể nhập thêm các thông tin bổ sung trên phiếu nhận hàng, bao gồm loại nghiệp vụ mua hàng (hệ thống sẽ dựa vào loại nghiệp vụ này để thực hiện tự động hạch toán cho nghiệp vụ nhập kho hàng mua), diễn giải, nhóm kho nhận hàng, kho nhận hàng và chứng từ tham chiếu.
Quá trình lọc đơn hàng mua và nhập thông tin bổ sung cho phiếu nhận hàng giúp người dùng có thể dễ dàng quản lý và tối ưu hóa quá trình nhập kho cho hàng hóa đã mua. Việc nhập đúng và đầy đủ các thông tin liên quan đến mặt hàng và kho nhận hàng giúp cho quá trình nhập kho trở nên chính xác hơn và giảm thiểu khả năng xảy ra những lỗi trong quá trình nhập kho.
Trong trường hợp nhận hàng có hóa đơn, người dùng nên nhập đầy đủ các thông tin số hóa đơn, ngày hóa đơn và ký hiệu mẫu hóa đơn để hệ thống có thể tự động cập nhật các thông tin này qua màn hình công nợ ở phân hệ kế toán. Nếu người dùng không nhập đủ các thông tin này, hệ thống sẽ không cập nhật thông tin qua màn hình công nợ, khi đó người dùng cần phải nhập tay các thông tin này trong phân hệ kế toán.
Sau khi nhập đủ thông tin, người dùng có thể chọn lô và tiến hành sinh lô lần lượt cho từng sản phẩm trên phiếu nhận hàng. Người dùng có thể nhập số lô hoặc tùy chỉnh cách quản lý lô tự động theo từng doanh nghiệp. Cuối cùng, người dùng lưu chứng từ và hoàn thành chứng từ. Lúc này phiếu nhận hàng chuyển sang trạng thái “complete”.
Quá trình nhập đầy đủ các thông tin liên quan đến hóa đơn và tiến hành sinh lô sản phẩm giúp cho việc quản lý hàng hóa và công nợ của doanh nghiệp trở nên chính xác và tiện lợi hơn. Hệ thống sẽ tự động cập nhật các thông tin về hóa đơn, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót trong quá trình nhập kho.
Theo nguyên tắc của hệ thống trong nghiệp vụ này, sản phẩm sau khi đã được nhận về sẽ được chuyển vào kho chờ để tiến hành kiểm tra chất lượng. Trong trường hợp các doanh nghiệp không có bộ phận kiểm tra chất lượng, kho nhận hàng có thể được sử dụng như một kho ảo để hệ thống có thể hiểu và quản lý các thông tin về số lượng và các mặt hàng đã được nhận. Việc này cũng giúp hệ thống hỗ trợ cho việc đối chiếu số liệu với phân hệ kế toán, giúp cho quá trình quản lý hàng hóa và tài chính trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
6. QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Trong hệ thống vERP, việc quản lý chất lượng sản phẩm được thực hiện bên ngoài hệ thống. Tuy nhiên, khi triển khai phiên bản ERP Pro hoặc phiên bản ERP cho một số ngành công nghiệp cụ thể, quy trình quản lý chất lượng sản phẩm có thể được tích hợp và thực hiện trong hệ thống. Việc tích hợp quy trình quản lý chất lượng giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý và giám sát chất lượng sản phẩm một cách dễ dàng và hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro về chất lượng sản phẩm và tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường…
7. NHẬP KHO HÀNG MUA
Theo nguyên tắc của hệ thống, khi tạo tự động một chứng từ mới, dữ liệu sẽ được kế thừa từ chứng từ của nghiệp vụ trước. Tuy nhiên, đối với thông tin giá và thuế trong chứng từ của bộ phận kho khi thực hiện nhập kho, thông tin này sẽ không được kế thừa qua cho chứng từ mới, mà chỉ được đẩy qua cho bộ phận tài chính kế toán để quản lý, đối chiếu và thanh toán.
Vì vậy, để đảm bảo nguyên tắc này, hệ thống sẽ thực hiện quy trình nhập kho trong hai bước: bước đầu tiên là nhập kho PO – kho, sau đó là nhập kho PO – kế toán. Sau khi hoàn thành phiếu nhận hàng, bộ phận quản lý kho sẽ nhập hàng vào kho và thông tin về giá và thuế sẽ được đẩy qua cho bộ phận tài chính kế toán để quản lý và sử dụng trong quá trình đối chiếu và thanh toán.
Qua đó, quy trình nhập kho sẽ được thực hiện một cách rõ ràng và chính xác, giúp cho việc quản lý hàng hóa và tài chính của doanh nghiệp trở nên hiệu quả và đáng tin cậy hơn.
Nhập kho PO – Kho:
Khi vào màn hình nhập kho hàng mua, người dùng có thể lọc thông tin theo nhà cung cấp và số hoá đơn (chứng từ tham chiếu ở màn hình nhận hàng) để tìm kiếm thông tin về các đơn hàng đã được nhận. Sau đó, người dùng có thể bổ sung thông tin diễn giải cho chứng từ và kiểm tra các thông tin về mã hàng, số lượng, đơn vị tính, số PO tham chiếu và các thông tin khác.
Sau khi đã nhập và kiểm tra đầy đủ các thông tin, người dùng có thể lưu chứng từ. Tuy nhiên, chứng từ nhập kho tại thời điểm này chỉ ở trạng thái Incomplete và chưa được hoàn thành. Để hoàn tất chứng từ này, người dùng phải tiến hành bước nhập kho PO – Kế toán.
Qua đó, quy trình nhập kho sẽ được thực hiện một cách rõ ràng và chính xác, giúp cho việc quản lý hàng hóa và tài chính của doanh nghiệp trở nên hiệu quả và đáng tin cậy hơn.
Nhập kho PO – Kế toán:
Sau khi người dùng thực hiện bước nhập kho PO – Kế toán, kế toán có thể vào màn hình nhận hàng PO – Kế toán để xem danh sách chứng từ và chọn phiếu nhập kho vừa tạo. Tại đây, màn hình nhập kho sẽ hiển thị thông tin về giá và thuế.
Kế toán sẽ kiểm tra số tiền hàng và số tiền thuế đồng thời bổ sung những thông tin thiếu trong quá trình nhập kho. Sau khi hoàn tất, kế toán sẽ bấm nút hoàn thành chứng từ. Tại bước này, hệ thống sẽ tự động hạch toán bút toán nhập kho và cập nhật số liệu vào sổ cái và các báo cáo.
Điều này giúp cho việc quản lý tài chính và kho hàng của doanh nghiệp trở nên tiện lợi và chính xác hơn. Kế toán không cần phải thực hiện thủ công các bản ghi chứng từ, thay vào đó, hệ thống sẽ tự động cập nhật và lưu trữ các thông tin này một cách đáng tin cậy..
8. HOÁ ĐƠN MUA HÀNG
Sau khi nhà cung cấp gửi hoá đơn mua hàng cho doanh nghiệp, kế toán công nợ sẽ phải thực hiện kiểm tra và đối chiếu các thông tin giữa hoá đơn mua hàng và các phiếu nhập kho hàng hoá trên hệ thống.
Các thông tin chính cần kiểm soát trong quá trình này bao gồm số hoá đơn, ngày, số seri, mặt hàng, tên, số lượng, đơn giá, thành tiền và tỷ lệ thuế. Kế toán công nợ sẽ kiểm tra xem các thông tin này đã được nhập chính xác và đầy đủ trong hệ thống hay chưa.
Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu hoá đơn mua hàng của nhà cung cấp với các phiếu nhập kho, kế toán sẽ xác nhận công nợ và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp nếu các thông tin đã được chính xác và hoàn thành
Việc kiểm tra và đối chiếu sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh toán, từ đó giúp cho quản lý tài chính và công nợ của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn và giảm thiểu các rủi ro phát sinh…
9. XÁC NHẬN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ THEO HOÁ ĐƠN
Khi kế toán nhận được thông báo về chứng từ mua hàng, họ sẽ truy cập vào màn hình công nợ. Tại đây, các chứng từ đã được đẩy tự động từ phân hệ mua hàng sang màn hình này.
Kế toán sẽ kiểm tra lại các thông tin về mua hàng và đồng thời đối chiếu với hạch toán kế toán của chứng từ. Nếu tất cả các thông tin đều chính xác và đáng tin cậy, kế toán sẽ xác nhận công nợ và tình trạng chứng từ sẽ được chuyển sang complete.
Việc kiểm tra lại các thông tin và hạch toán kế toán sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong quá trình ghi nhận công nợ và thanh toán cho nhà cung cấp. Khi chứng từ đã được xác nhận và tình trạng đã chuyển sang complete, quá trình này được coi là hoàn tất và giúp cho việc quản lý tài chính trở nên chính xác và hiệu quả hơn.
Theo dõi công nợ phải trả trên báo cáo:
Sau khi kế toán xác nhận và Complete chứng từ, các dữ liệu sẽ được hạch toán và tích hợp vào các báo cáo tự động. Các báo cáo này sẽ giúp User có cái nhìn tổng quan về tình trạng công nợ phải trả trong doanh nghiệp.
Các báo cáo cụ thể bao gồm Tổng công nợ phải trả và Chi tiết công nợ phải trả. Tổng công nợ phải trả sẽ cho phép User xem tổng số tiền phải trả cho các nhà cung cấp hoặc các đối tác kinh doanh khác. Chi tiết công nợ phải trả sẽ cho phép User xem các thông tin chi tiết hơn về từng chứng từ và các thông tin liên quan như số hoá đơn, ngày tháng, số seri, mặt hàng, tên, số lượng, đơn giá, thành tiền và tỷ lệ thuế.
Từ các báo cáo này, User có thể nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp và đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác trong quá trình quản lý công nợ.
10. QUY TRÌNH THANH TOÁN
Thanh toán bằng chuyển khoản:
- Kiểm tra công nợ:
Sau khi nhận được đề nghị thanh toán từ nhà cung cấp, kế toán công nợ sẽ kiểm tra các thông tin của đề nghị thanh toán. Các thông tin này sẽ được kiểm tra trên các báo cáo tổng hợp và chi tiết công nợ.
Nếu các thông tin của đề nghị thanh toán không chính xác hoặc không được chấp nhận, kế toán công nợ sẽ trả lại đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp.
Nếu các thông tin của đề nghị thanh toán được chấp nhận, kế toán công nợ sẽ tiến hành lập đề nghị thanh toán trên hệ thống vERP. Quá trình này sẽ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh toán công nợ và giúp cho quản lý tài chính và công nợ của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn.
- Lập đề nghị thanh toán:
Kế toán công nợ sẽ nhập liệu chứng từ đề nghị thanh toán trên hệ thống và chú thích các thông tin thanh toán như số tiền và số hoá đơn chứng từ (nếu có).
Hệ thống cung cấp thông tin công nợ của nhà cung cấp chi tiết theo từng hoá đơn và chứng từ đã xác nhận công nợ. Trong quá trình thanh toán, nếu hoá đơn hoặc chứng từ chỉ yêu cầu thanh toán một phần, lần thanh toán tiếp theo sẽ chỉ hiển thị số tiền còn lại phải thanh toán.
Sau khi đã kiểm tra kỹ các thông tin yêu cầu thanh toán từ nhà cung cấp, kế toán công nợ sẽ lưu chứng từ đề nghị thanh toán ở tình trạng chưa hoàn thành (incomplete) để có thể in chứng từ để trình ký cho kế toán trưởng hoặc ban giám đốc.
Quá trình này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh toán công nợ của doanh nghiệp, giúp cho việc quản lý tài chính và công nợ trở nên hiệu quả hơn.
- Lập uỷ nhiệm chi:
Sau khi đề nghị thanh toán đã được kế toán công nợ phải trả xác nhận và được ban tổng giám đốc ký duyệt, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành lập uỷ nhiệm chi tiền trên hệ thống.
Kế toán ngân hàng cũng sẽ lập chứng từ ở tình trạng chưa hoàn thành (incomplete) để tiến hành trình ký cho ban tổng giám đốc. Sau khi đã có chữ ký của ban tổng giám đốc, kế toán ngân hàng sẽ hoàn thành chứng từ đó trên hệ thống và sẵn sàng thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
Quá trình này đảm bảo tính xác thực và đúng quy trình trong quá trình thanh toán công nợ, giúp cho việc quản lý tài chính và công nợ của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Hệ thống vERP đã được thiết lập với nhiều mẫu uỷ nhiệm chi khác nhau và được tùy chỉnh để phù hợp với nhiều ngân hàng khác nhau, giúp cho các doanh nghiệp có thể dễ dàng lập các chứng từ uỷ nhiệm chi cho các giao dịch thanh toán với ngân hàng một cách thuận tiện và đơn giản.
Điều này giúp cho quá trình thanh toán công nợ giữa các doanh nghiệp và ngân hàng trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời giúp tăng tính chính xác và đúng quy trình trong việc quản lý tài chính và công nợ của doanh nghiệp.
- Hoàn thành uỷ nhiệm chi:
Sau khi kế toán trưởng và tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt xác nhận các chứng từ uỷ nhiệm chi, kế toán ngân hàng sẽ vào hệ thống để kiểm tra thông tin và đổi tình trạng chứng từ từ chưa hoàn thành (incomplete) thành đã hoàn thành (complete), để có thể hoàn tất quá trình lập uỷ nhiệm chi.
Tuy nhiên, tại thời điểm này, hệ thống vẫn chưa thực hiện hạch toán kế toán cho nghiệp vụ phát sinh này do tiền vẫn chưa được trích xuất ra khỏi ngân hàng. Việc này sẽ được thực hiện sau quá trình rút tiền từ ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp.
Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đúng quy trình trong việc quản lý tài chính và công nợ của doanh nghiệp, giúp tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình thanh toán công nợ.
- Thanh toán hoá đơn:
Sau Khi doanh nghiệp chi tiền cho ngân hàng và nhận được giấy báo nợ từ ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống.
Để thực hiện quá trình này một cách nhanh chóng và thuận tiện, kế toán ngân hàng sẽ load các uỷ nhiệm chi đã được ngân hàng thực hiện lệnh chi và cũng nhận được giấy báo nợ tương ứng từ ngân hàng trên màn hình thanh toán hoá đơn. Việc này giúp tiết kiệm thời gian cho kế toán ngân hàng vì không cần phải nhập lại thông tin.
Sau khi đã kiểm tra các thông tin và xác nhận tính chính xác, kế toán ngân hàng sẽ vào hệ thống và thay đổi tình trạng chứng từ từ chưa hoàn thành (incomplete) thành đã hoàn thành (complete), để hoàn tất quá trình hạch toán kế toán và cập nhật dữ liệu lên hệ thống báo cáo.
Tại thời điểm này, công nợ phải trả của doanh nghiệp sẽ giảm và số tiền trong tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp sẽ cũng giảm tương ứng với số tiền đã được chi.
Quá trình này giúp đảm bảo việc quản lý tài chính và công nợ của doanh nghiệp diễn ra một cách chính xác và hiệu quả, đồng thời giúp tối ưu hóa thời gian và công sức của kế toán ngân hàng.
Hệ thống vERP cung cấp hỗ trợ cho nhiều hình thức thanh toán khác nhau, bao gồm chuyển khoản, thanh toán bằng tiền mặt, vay tín dụng để thanh toán, cấn từ công nợ. Quy trình thanh toán cho mỗi hình thức này tương đối giống nhau, với những bổ sung nhỏ tùy thuộc vào từng hình thức cụ thể.
Với hình thức thanh toán bằng tiền mặt, quy trình sẽ bổ sung thêm bước lập phiếu chi để ghi nhận việc chi tiền mặt. Còn với hình thức vay tín dụng để thanh toán, sau khi hoàn tất thủ tục vay, số tài khoản tiền vay được nhập vào hệ thống để thực hiện hạch toán kế toán.
Nhưng với cấn từ công nợ, quy trình bao gồm việc tạo một phiếu cấn trừ công nợ tương ứng với khoản nợ và tiến hành thanh toán.
Việc này giúp tối ưu hóa việc quản lý tài chính và công nợ của doanh nghiệp và giúp đảm bảo tính chính xác và đúng quy trình trong quá trình thanh toán..
Báo cáo mua hàng hợp nhất
CÔNG CỤ QUẢN TRỊ THÔNG MINH BI (BUSINESS INTELLIGENCE)
Ngoài các báo cáo tài chính dùng để kiểm tra, theo dõi và đối chiếu số liệu trên hệ thống ERP, hệ thống vERP còn cung cấp công cụ Business Intelligence (BI) giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về các hoạt động kinh doanh của mình. Công cụ BI cho phép tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau trong doanh nghiệp và cung cấp thông tin phân tích chi tiết về các hoạt động kinh doanh trên một giao diện đồ họa.
Thông qua công cụ này, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả các hoạt động kinh doanh, nhận ra những đặc điểm và xu hướng quan trọng, từ đó đưa ra quyết định chiến lược và hoạch định các kế hoạch phát triển phù hợp để nâng cao hiệu quả kinh doanh và mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.
Sử dụng công cụ BI cũng giúp các doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường sản xuất và kinh doanh, nhờ việc nắm bắt được các xu hướng thị trường và tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
