Quản trị tồn kho

CHI TIẾT QUẢN TRỊ TỒN KHO TRONG GIẢI PHÁP PHẦN MỀM ERP CỦA vERP

Quản trị tồn kho được xem như xương sống của ERP, đây cũng là giải pháp thế mạnh của vERP. Chúng tôi cung cấp giải pháp quản lý tiên tiến theo đơn vị tính, theo mã hàng, v.v

Giải pháp quản trị kho của vERP được liên kết chặt chẽ với các phân hệ khác gồm: phân hệ bán hàng, mua hàng, tài chính kế toán, sản xuất; đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời.

Bên cạnh đó, phần mềm có đầy đủ các nghiệp vụ quản trị kho gồm: điều chuyển kho, kiểm kê kho, đổi nhóm kho, v.v và tính năng xem nhanh các báo cáo có liên quan, từ đó giúp rút ngắn thời gian trong công tác quản lý kho hàng.

Sơ đồ chức năng

Quản lý mã hàng

Sản phẩm, hàng hóa được phân nhóm quản lý theo từng danh mục từ đó tạo thuận lợi trong việc truy vấn, khai báo thông tin mặt hàng, cập nhật đơn vị tính, khai báo mã hàng theo khách hàng, v.v Cùng với đó, nhằm đáp ứng những yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp, phần mềm cung cấp những tính năng như gán kho mặc định cho Item, gán Category cho mã hàng hóa, quản lý hàng hóa theo Location xem nhanh thông tin tồn kho và xuất báo cáo ngay lập tức.

Danh mục nhóm hàng

Các sản phẩm, mặt hàng đều được phân thành các nhóm có mã nhóm kèm theo.

Danh mục mã hàng

Trên màn hình danh mục mã hàng, từng mặt hàng đều có mã số riêng, tương ứng với mã công ty riêng, bar code, đơn vị tính và xếp vào nhóm hàng hóa trong danh mục nhóm hàng. Khi chọn một hàng hóa trong danh mục, màn hình thông tin chi tiết hàng hóa sẽ hiện lên như hình dưới đây:

Truy vấn danh mục mã hàng

Trên màn hình truy vấn danh mục mã hàng, hệ thống cho phép tìm kiếm thông tin với từ khóa vô cùng đa dạng như: nhóm Item, tên Item, công ty, thời gian, v.v cũng như hiển thị thông tin chi tiết về sản phẩm khi người dùng bấm vào mục chi tiết hàng hóa bên góc phải màn hình.

Báo cáo danh mục mã hàng

Phần mềm xuất báo cáo chi tiết danh mục hàng hóa trong từng kho hàng của doanh nghiệp như mẫu dưới đây:

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý những danh mục khác của sản phẩm gồm: danh mục thông số kỹ thuật, danh mục đơn vị của thông số kỹ thuật, danh mục thương hiệu, danh mục màu

Danh mục thông số kỹ thuật

Doanh nghiệp quản lý các thông số kỹ thuật của hàng hóa tại mục này.

Danh mục đơn vị của thông số kỹ thuật

Doanh nghiệp quản lý đơn vị đo của các thông số kỹ thuật tương ứng.

Danh mục thương hiệu

Doanh nghiệp quản lý danh sách nhãn hiệu thuộc sở hữu của công ty.

Danh mục màu

Doanh nghiệp quản lý danh mục màu sắc của hàng hóa.

Gán category cho mã hàng

Đây là một trong những tính năng vô cùng hữu ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý kho hàng. Khi mã hàng được gán category, công việc truy vấn các danh mục hàng hóa đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Với vERP, doanh nghiệp có thể gán mặt hàng theo ba nhóm category:

Cùng với đó, doanh nghiệp có thể xuất các báo cáo tồn kho theo category

Quản lý kho theo location

Với quản lý kho theo location, hệ thống lưu trữ thông tin kệ hàng theo cách đặt mã số như sau: XN.n

Trong đó:

X: vị trí kệ: đánh theo A, B, C,… (đối với dãy kệ phía ngoài)

Đánh theo a, b, c,… (đối với dãy kệ phía trong)

N: số thứ tự ô pallet của mỗi dãy: đánh theo 1, 2, 3,…
n: số thứ tự tầng: đánh theo 1, 2, 3,…

Ví dụ: ngăn kệ có mã số A1.1: kệ A (kệ phía ngoài), ô thứ 1, tầng thứ 1

Khi chọn “Location”, bảng thông tin quản lý theo location sẽ xuất hiện như hình dưới:

Hệ thống cho phép doanh nghiệp xuất mẫu báo cáo theo location:

Liên kết với mua hàng

Nhập hàng

Nghiệp vụ nhập hàng vào kho được liên kết chặt chẽ với nghiệp vụ mua hàng của phân hệ bán hàng. Yêu cầu nhập kho được tạo một cách nhanh chóng từ PO, toàn bộ thông tin đều được hiển thị rõ ràng, minh bạch.

Khi lựa chọn “In”, hệ thống sẽ xuất mẫu phiếu như hình dưới đây:

Truy vấn nhận, nhập hàng

Với chức năng truy vấn nhập, nhận hàng của vERP, doanh nghiệp đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian thực hiện nghiệp vụ.

Liên kết với bán hàng

Phân hệ quản trọ kho được liên kết chặt chẽ với phân hệ bán hàng. Sau khi chọn chứng từ, hệ thống vERP sẽ hiển thị toàn bộ thông tin liên quan như hình dưới:

Khi người dùng chọn “In”, hệ thống sẽ xuất mẫu hóa đơn như sau:

Các nghiệp vụ kho

Nghiệp vụ giao dịch kho:

Tính năng chọn nhóm kho giúp doanh nghiệp đảm bảo độ chính xác cao khi thực hiện nghiệp vụ nhập/xuất kho.

Màn hình thông tin giao dịch kho mà người dùng chọn, hiển thị chi tiết các thông tin đơn hàng cùng các chức năng xem chi tiết hóa đơn, xem chứng từ, trả hàng, v.v

Nghiệp vụ điều chuyển kho:

Hệ thống cho phép điều chuyển kho dưới 4 hình thức:

Chuyển kho cùng nhóm
Chuyển kho khác nhóm
Nhập kho Transit
Sắp xếp vị trí kho

Đối với trường hợp chuyển kho khác nhóm, màn hình hệ thống sẽ hiển thị thông tin như hình dưới:

Hệ thống cho phép xuất phiếu in tương ứng với từng nghiệp vụ:

Nghiệp vụ kiểm kê kho

Hệ thống hiển thị thông tin về số kiểm kê, lượt kiểm kê, ngày kiểm kê; mục thông tin hàng hóa được chia thành bảng chi tiết hàng hóa và thành phần kiểm kê để người dùng theo dõi thông tin một cách chi tiết nhất.

Với nghiệp vụ kiểm kê kho, hệ thống cho phép người dùng xuất hai loại chứng từ là Báo cáo kiểm kê vật tư, thành phẩm, hàng hóa và Biên bản kiểm kê vật tư, thành phẩm, hàng hóa (số lượng). Tùy vào mục đích và yêu cầu, người dùng có thể xuất cả hai loại chứng từ hoặc chỉ chọn một trong hai.

Tính năng xem nhanh của phần mềm vERP

vERP cung cấp tính năng xem nhanh ưu việt, giúp người sử dụng tiết kiệm tối đa thời gian quản lý thông tin kho, bao gồm:

Xem tồn kho giữ hàng

Hệ thống hiển thị thông tin mặt hàng trong kho cụ thể thuộc nhóm kho mà người dùng đã chọn. Thêm vào đó là tính năng xem chứng từ có liên quan trong kho hàng.

Xem nhanh nhập xuất kho

Hệ thống hiển thị nhóm kho, tên kho, mã hàng và thời gian giúp tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, rút ngắn thời gian và tăng hiệu suất công việc.

Hệ thống còn có một tính năng vô cùng hữu ích khác là xuất chứng từ nhập xuất chi tiết của mỗi mặt hàng. Sau khi chọn mặt hàng, người dùng tiếp tục bấm nút “Chi tiết” ở góc phải phía dưới rồi chọn “In”, hệ thống sẽ lập tức xuất chứng từ của mặt hàng đó trong thời gian đã chọn.

Nếu không chọn một mặt hàng nhất định, người dùng chỉ cần bỏ qua bước chọn mặt hàng, bấm “In” thì hệ thống sẽ xuất báo cáo nhập xuất tồn kho tổng quan theo thời gian.

Xem nhanh nhập xuất tồn (SL)

Tương tự như nghiệp vụ nhập xuất kho, nghiệp vụ nhập xuất tồn cũng bao gồm các thông tin để người dùng chọn: nhóm kho, tên kho, mã hàng và thời gian

Khi chọn “In”, hệ thống sẽ xuất chứng từ tương ứng theo mẫu sau:

Nếu muốn xem chi tiết nhập xuất tồn của mặt hàng, người dùng nhấn chọn mặt hàng tương ứng, bấm “Chi tiết”

Sau khi chọn “In”, báo cáo sẽ được hiển thị như hình dưới

Xem giao dịch kho

Chỉ cần chọn ngày, hệ thống sẽ lập tức xuất toàn bộ dữ liệu có liên quan ra màn hình. Trường hợp một ngày có nhiều giao dịch, chỉ cần chọn thêm số phiếu.

Chọn “Phiếu in” để hệ thống xuất chứng từ như hình dưới

Xem tồn kho theo nhóm kho

Nhóm kho (Inventory), mỗi nhóm kho tương ứng với một tổ chức sản xuất của công ty.

Sau khi chọn nhóm kho, hệ thống sẽ trích xuất thông tin liên quan đến nhóm kho đã chọn gồm: mã hàng, tên hàng, mã công ty, lô sản xuất, v.v.

Xem tồn kho theo từng kho

Đây là một tính năng vô cùng tiện lợi của vERP, khi một nhóm kho (Inventory) được chia thành nhiều kho nhỏ (subinventory), người dùng có thể lựa chọn kho muốn xem tùy theo nhu cầu.