I. ERP tích hợp hoá đơn điện tử eInvoice là gì?
Hoá đơn điện tử (eInvoice) tích hợp với phần mềm ERP bằng cách kết nối phần mềm ERP với phần mềm hoá đơn điện tử thông qua module kết nối. Ngoài ra, việc lập hoá đơn điện tử không yêu cầu công ty phải tạo hoá đơn trực tiếp trên ERP mà chỉ tích hợp với các phần mềm hoá đơn điện tử do chính phủ chấp nhận (Viettel, WIN, VNPT, BKAV,…). Tờ hoá đơn sẽ gửi đến cơ quan thuế và khách hàng.
Sau khi đã tích hợp thành công với đơn vị cung cấp phần mềm eInvoice, khi cần tạo hoá đơn và xuất hoá đơn trên phần mềm ERP, dữ liệu sẽ tự động gửi sang đơn vị phát hành chỉ vài thao tác. Với việc tích hợp ERP vào phần mềm hoá đơn điện tử, mỗi tờ hoá đơn sẽ được tạo và xuất nhanh chóng hơn nhiều so với phương pháp thủ công (là cách nhập trực tiếp vào phần mềm hoá đơn).
II. 8 đặc trưng cơ bản của ERP tích hợp hoá đơn điện tử eInvoice là gì?
- Xem hoá đơn: Cho phép người dùng (user) xem hoá đơn trước khi phát hành
- Ký phát hành: Sử dụng hệ thống chữ ký số theo dạng token key hoặc Hardware Security module (HSM) để ký phát hành
- Điều chỉnh hoá đơn: Điều chỉnh thông tin khách hàng, mặt hàng, số lượng, giá trị, thuế,..
- Thay thế hoá đơn: Nếu hoá đơn đã tạo bị sai thông tin, người dùng có thể thay thế hoá đơn đã tạo bằng hóa đơn mới
- Huỷ hoá đơn: Cho phép huỷ hoá đơn sai, thiếu thông tin, không đúng yêu cầu.
- Tự động cập nhật hoá đơn: Có khả năng cập nhật tự động số hoá đơn từ phần mềm hoá đơn điện tử về phần mềm ERP (Có 2 cách: cách 1 là ERP sinh ra số hoá đơn rồi đẩy qua eInvoice, cách 2 là từ phần mềm hóa đơn điện tử đẩy ngược về ERP).
- Tra cứu: Cho phép tra cứu, truy xuất các hóa đơn đã phát hành trên hệ thống, trừ trường hợp hoá đơn điện tử bị xoá
- Báo cáo: Kết xuất báo cáo theo các thông tư hiện hành của cơ quan thuế
III. Các lợi ích khi tích hợp hoá đơn điện tử với ERP
Sử dụng eInvoice theo quy định của nhà nước (cụ thể là TT 78 áp dụng từ 1/7/2022), có các lợi ích lớn sau:
- Tiết kiệm thời gian nhập liệu
- Thao tác nhanh chóng
- Giảm rủi ro do nhầm lẫn và sai sót
- Quản lý hệ thống dễ dàng
- Giảm gian lận, tội phạm liên quan đến hoá đơn
- Tăng cường quản lý của nhà nước
IV. Cách tích hợp và sử dụng hoá đơn điện tử trên ERP
– 03 bước chính để tích hợp ERP với eInvoice
Bước 1: Kết nối các đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử
- Sau khi ký kết hợp tác thành công với các hoá đơn tích hợp như: Viettel, BKAV, WIN, …đơn vị cung cấp sẽ hướng dẫn chi tiết hoặc giúp doanh nghiệp thực hiện tử tục tích hợp thông qua kết nối API, cấu hình ký hiệu hoá đơn, số serial, chữ ký số.
Bước 2: Phát hành hoá đơn qua dịch vụ hoá đơn điện tử
- Các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp như bán hàng, đổi trả hàng, huỷ hoá đơn, điều chuyển kho nội bộ,…sẽ thực hiện trên phần mềm ERP. Sau đó phần mềm ERP gọi các chức năng tương ứng của đơn vị phát hành như xem trước, phát hành nháp, phát hành chính thức trên ERP hoặc sử dụng các chức năng trên trực tiếp trên eInvoice. (Có 2 cách, cách 1 có thể gọi các chức năng tương ứng của eInvoice để đứng trên ERP xem hoặc xem trực tiếp trên eInvoice).
Bước 3: Lưu kết quả hoá đơn trả về vào phần mềm ERP
- Sau khi phát hành hoá đơn, đơn vị phát hành sẽ gửi hoá đơn lên cơ quan thuế và tới bên mua rồi mới trả số hoá đơn vào phần mềm ERP. Song song đó gửi hoá đơn cho các đơn vị liên quan qua mail đã đăng ký trước.
- Các hệ thống phần mềm luôn tích hợp và đồng bộ để thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ và báo cáo liên quan.
Thông tin liên hệ:
- Phiếu đăng ký: https://forms.gle/MKMxfPwGJTJETCT8A
- Địa chỉ: Block B, tòa nhà Botanic, 312 Nguyễn Thượng Hiền, Phường 5, Q. Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 0769877178
- Mail: info@vERP.com.vn