QUY TRÌNH TRIỂN KHAI vERP STANDARD
1. Chuẩn bị dự án
Ở giai đoạn chuẩn bị dự án, ta thống nhất về những nội dung sau:
- Tổng quan dự án: làm việc với khách hàng, thống nhất về nội dung của dự án như xác định nhu cầu dự án, phạm vi dự án,…
- Phương pháp luận, quy trình và kế hoạch tổng thể: nêu rõ các bước thực hiện triển khai và thời gian thực hiện các bước đó (cần thống nhất với khách hàng)
- Danh mục các tài liệu, sản phẩm bàn giao: Các tài liệu, biên bản như tài liệu khảo sát, tài liệu giải pháp, tài liệu phiếu in và báo cáo, biên bản họp, tài liệu hướng dẫn sử dụng; giấy chứng nhận bản quyền tác giả và các phần mềm của hệ thống
- Tổ chức dự án và nhân sự tham gia bên triển khai và khách hàng
- Tổ chức nhận sự: dựa trên quy mô và cơ cấu công ty khách hàng để có thể lên kế hoạch nhân sự cho dự án là gồm những vị trí nào, có bao nhiêu nhân viên tham gia
- Mô tả chi tiết vị trí, nội dung công việc, thông tin liên lạc của từng nhân sự trong dự án
- Cả hai bên đều cần thành lập đội dự án
- Công cụ làm việc.
Hai bên thống nhất công cụ làm việc, trao đổi thông tin công việc và công cụ lưu trữ dữ liệu.
VD: Tạo group Zalo để nhân sự hai bên trao đổi công việc hoặc có thể tạo Google drive chung để lưu trữ các tài liệu, biên bản của dự án,…
- Các quy định khi triển khai dự án.
Quy định về việc lưu trữ và bảo mật các hồ sơ dự án gồm những tài liệu, giấy tờ, báo cáo liên quan và cần có báo cáo dự án hàng tuần (để hai bên nắm rõ được tiến độ làm việc hay kết quả đạt được trong 1 tuần qua)
Quy định về việc đưa ra ý kiến hay phê duyệt: thống nhất thời gian mà 2 bên trao đổi và đưa ra ý kiến hay phê duyệt nội dung/ tài liệu quan trọng liên quan đến dự án. Nếu sau khoảng thời gian (x ngày), nội dung/ tài liệu sẽ tự động được phê duyệt
Tham luận: tham giao trao đổi về các kế hoạch, hợp đồng,…
2. Khảo sát
Để hiểu rõ cách thức hoạt động của doanh nghiệp khách hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho giai đoạn đào tạo tiếp theo của quy trình thì công ty cần khảo sát trực tiếp khách hàng.
Các nội dung khảo sát bao gồm:
- Mô hình công ty
- Sản phẩm sản xuất của công ty
- Phòng ban, nhân sự trong công ty
- Các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng của công ty
- Khảo sát về ba quy trình chính: mua hàng – thanh toán, sản xuất – nhập kho, bán hàng – thu tiền để tìm hiểu công ty khách hàng vận hành 3 quy trình này như thế nào
- Tùy theo quy mô của công ty lớn nhỏ, khảo sát về tài chính (công ty có quy mô lớn)
Sau khi khảo sát khách hàng xong, ta yêu cầu khách hàng cung cấp master data của công ty để setup server, xây dựng kịch bản đào tạo.
3. Đào tạo bản chuẩn và phân tích sự khác biệt
Đào tạo bản chuẩn:
Để khách hàng hiểu và sử dụng được hệ thống ERP. Việc đào tạo cần được thực hiện một cách nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết gắn liền với thực hành trên phần mềm. Nội dung thực hiện:
- Dựa trên kết quả khảo sát, chuẩn bị kịch bản, tài liệu đào tạo và tiến hành đào tạo bản chuẩn
- Đào tạo hết tất cả các quy trình nghiệp vụ trong bản chuẩn và để khách hàng xem hết các phiếu in báo cáo trong phần mềm.
Phân tích sự khác biệt:
Trong quá trình đào tạo, nếu phát hiện ra các yêu cầu chỉnh sửa nào thì cần ghi nhận lại đồng thời ghi nhận các yêu cầu từ khách hàng. Từ những yêu cầu đó ta thấy được mức độ đáp ứng của hệ thống hiện tại đối với yêu cầu nghiệp vụ của khách hàng đạt bao nhiêu phần trăm. Phần trăm còn lại là sự khác biệt, sau khi phân tích, công ty tổng hợp và thống nhất với khách hàng những điều cần sửa đổi về phần mêm hay báo cáo phiếu in.
⇒ Hoạt động đào tạo bản chuẩn và phân tích sự khác biệt được thực hiện song song.
4. Xây dựng giải pháp cho sự khác biệt
Từ những yêu cầu sửa đổi/ bổ sung được đưa ra qua giai đoạn khảo sát sự khác biệt và đào tạo thì công ty chuẩn bị, xây dựng những giải pháp để chỉnh sửa phần mềm trong khuôn khổ thỏa thuận ban đầu. Với nhiều kinh nghiệp trong việc triển khai ERP, vERP có thể dễ dàng nhìn nhận được các giải pháp nào phù hợp với các yêu cầu từ khách hàng.
5. Chuẩn bị master data, chỉnh sửa phần mềm
Tiếp đến, ta chuẩn bị các dữ liệu sau:
- Các danh mục master data
- Số lượng user account
- Yêu cầu, nội dung duyệt, cách thức duyệt Phân quyền account: chia theo phòng ban, chức vụ,…
Sau khi đã thống nhất với khách hàng và đưa ra giải pháp chỉnh sửa cuối cùng thì công ty tiến hành sửa đổi phần mềm/ báo cáo phiếu in.
6. Golive
Đầu tiên là cài đặt phần mềm vào server của khách hàng, cung cấp user account cùng với password. Tiếp theo là Import data lên hệ thống, hệ thống có công cụ để thực hiện “Import data” không cần nhập thủ công.
Cùng với khách hàng test toàn bộ quy trình nghiệp cụ của hệ thống, sau khi test xong thì chỉ cần xóa các dữ liệu của các nghiệp vụ test thử và chỉ để lại master data, cấu hình của hệ thống.
Hỗ trợ khách hàng trong giai đoạn Golive trong khoảng thời gian từ 1 tháng rưỡi đến 2 tháng tùy vào tình hình thực tế hay thỏa thuận trước đó. Sau khi thời gian hỗ trợ kết thúc, ta tiến hành chuyển giao hệ thống và các tài liệu liên quan bàn giao cho khách hàng, cuối cùng là nghiệm thu.